Составление плана действий в непредвиденных обстоятельствах
План действий в непредвиденных обстоятельствах не может быть разработан одним человеком. Для гарантии успеха координатор должен иметь не только поддержку со стороны руководства, но и группу подчиненных. Эти сотрудники должны обладать определенным набором знаний в данной области. Нужно иметь в виду, что в случае бедствия восстановление работоспособности потребует затрат времени и средств, а одной из целей плана будет являться минимизация этих затрат.
В плане обязательно должны быть указаны следующие сведения:
- имена, адреса и номера телефонов ведущих сотрудников;
- цели и обязанности сотрудников при восстановлении деятельности;
- списки необходимых внешних ресурсов, включая технические средства, программное обеспечение, средства связи, данные, документы, офисное оборудование, документацию и персонал;
- вспомогательная информация — маршруты перевозок, карты, адреса и т.п.;
- процедуры, детально описывающие, как должны проводиться мобилизация персонала и восстановительные работы;
- административная деятельность по координации работ, связанных с восстановлением;
- процедуры постоянной корректировки и испытаний плана;
- список адресов для рассылки плана.
Детализировать план нужно до такой степени, чтобы максимально упростить принятие решений.
Следует ежеквартально проводить актуализацию плана, поддерживая точность приведенных в нем сведений. Аналогичным образом регулярно уточняется потребность в технических средствах и программном обеспечении для основных и резервных производственных помещений. Ответственность за ведение, испытания, обновление и рассылку плана возлагается на координатора. Испытания можно проводить в два этапа: сначала испытывать каждый элемент плана, а затем имитировать бедствие и испытать план целиком.
При этом очень важным фактором остаются затраты.
Руководство должно исходить из того, что неблагоприятные события рано или поздно неизбежны. В связи с этим необходимо осуществить затраты, направленные на принятие мер предосторожности, которые сведут к минимуму отрицательные последствия неблагоприятных событий. Эти затраты в некоторой степени можно оправдать, если использовать план действий в непредвиденных обстоятельствах в целях маркетинга: демонстрировать крупным клиентам, что такой план существует и постоянно корректируется, обеспечивая тем самым бесперебойное функционирование банка в любых обстоятельствах.
Распространено мнение, что затраты на подобное планирование обычно не должны превышать 1% общих затрат на обработку данных, однако их конкретная величина устанавливается в соответствии с политикой организации.
